随着各行各业的快速发展，越来越多的人认识到，在众多专业领域中，除了常见的文书档案和科技档案外，还存在着一类形式独特、功能特殊的材料，它们被统称为“专门档案”。自20世纪80年代起，这类档案逐渐受到档案部门和相关部门的高度重视，并采用特殊的管理方式进行保存和利用。下面，我们就来探讨一下专门档案的特点及其管理方式。

专门档案的特点

1. 特殊性

专门档案的特殊性主要体现在其独特的文件处理程序和文件形式上。

特殊的文件处理程序：归入专门档案的文件材料，往往是在特定业务活动中产生的，其形成、承办、结束以及保存和利用等过程，均在本业务部门内部完成，通常不经过一般的收发文登记流程。这些文件与本业务活动紧密相连，具有独特的个性。

特殊的文件形式：专门档案是根据各自工作需要，采用特定规格、格式的文件形式形成的。每一种专门档案都有其独特的文件形式，即使同一种专门档案也可能包含多种不同类型的文件，其大小尺寸也可能不同。

2. 单一性

专门档案的单一性主要体现在其来源、内容和形式的单一性上。

单一来源：专门档案是在特定的专业主管单位或部门中集中形成的，这些文件材料在非本业务部门并不通用。它们只能在一个单位或部门集中保存该类专用文件的情况下形成。

单一内容：专门档案主要反映本专业活动的内容，从内容上看，其专业性很强，较为单一。但需要注意的是，业务活动中形成的文件不一定全是反映本业务内容的，有时也可能包含综合性的内容。

单一形式：虽然专门档案的种类多样，每一种档案也有几种不同的形式，但从总体上看，专门档案的文件形式是特定的，与普通档案有所区别。

3. 同类文件多

专门档案的另一个突出特点是同类文件数量多。同一种特殊的文件，在某一时间段内某一单位或部门集中产生，积累到一定数量后，即可形成一种专门档案。随着现代事业的发展，同类文件材料数量急剧增加，为了管理和利用的需要，需要建立起独立的专门档案。

专门档案的管理

针对专门档案的特点，档案管理机构需要采用特殊的管理方式进行保存和利用。其中，引入“档案管理系统”是一个高效且实用的解决方案。这款软件可以将档案管理过程信息化，从根本上改变工作方式，提高管理效率。通过档案管理系统，可以实现专门档案的电子化存储、分类、检索和利用等功能，方便档案管理人员进行日常管理和利用者进行查询使用。

总之，专门档案作为一类特殊而重要的档案资源，在各行各业中发挥着不可替代的作用。通过了解其特点并采用科学的管理方式，可以更好地保存和利用这些档案资源，为各行各业的发展提供有力支持。