2023年，财政部会计司联合9部委发布了《电子凭证会计数据标准（试行版）的通知》。随后，全国各地都开启了档案管理无纸化试点，相关政策也陆续发布。作为企业财务数字化转型的最后一公里，电子会计档案系统的建设至关重要。但事实上，档案数字化管理，绝不仅仅是“无纸化”这么简单。

无纸化，是档案管理的一大步

    传统的档案管理模式，以纸张为基本介质，依赖手工处理和实体空间存储。无论从成本、效率还是归档后的使用度来说，都亟待优化。

    使用电子会计档案后的第一个改变就是归档过程“消灭了纸”。通过与业财系统的高度集成，采集需要归档的凭证资料、账簿资料、报表资料等，分类组装，完成数据加密和版式文件转换后，进行归档。在此过程中，相比传统的归档方式，纸张的使用降低了70%，存储空间减少了40%，人工成本降低了30%，归档效率提升了80%。未来，数电发票全面落地后，打印量将会进一步降低，归档效率也会更高。

高效使用，才是电子档案的长远优势

    数字化的优势贯穿了档案的全生命周期管理。无纸化归档并不是一劳永逸，归档后的调度、借阅、统计等，才是数字化管理的高阶优势。

    使用电子会计档案后，借阅档案就不再受地点限制，只需要完成线上审批，即可随时随地通过系统分类检索或精确检索目标文件。检索可精确到单据明细表和发票，大大提升了查阅效率。这不仅给内部人员提供了便利，更让企业在应对检查时，可以迅速地调取资料提供给相关机构。

    在申请借阅的期限截止前，系统会自动发送通知，提醒及时归还。在整个借阅过程中，操作日志全程留痕，并支持实时查询，何人、何时、何操作一目了然。同时，系统会自动生成多维度，全方位的分析报表，帮助企业更好地了解档案情况，更好地优化管理制度。