如何做好档案库房设备维护及管理人员安全防护

一、档案库房设备维护措施

在档案库房设备管理中档案库房设备维护保养只是个概念，如何进行量化，我们是用档案库房设备管理的“五率”来体现的，即:档案库房设备“完好率、泄漏率、故障率、保养达标率、运转率”。

以档案库房设备运转率为重点，确立了五项考核指标，并以生产计划的形式每月下发到各车间;指标量化后围绕强化档案库房设备的维护保养制定了档案库房设备维护保养工作标准，工作责任制，事故责任追究制，建立相关考核体系。把档案库房设备维护保养工作做为档案库房设备管理中的重点与效益工资挂钩，依据标准细化了考核内容，每月对完成情况进行月份考核。考核不讲客观、不讲情面，起到了激励先进，约束后进的作用。这样，档案库房设备的管理和维护保养就做到有章可循并形成了管理有目标、工作有标准、效果有考核的规范化、制度化管理体制。

1、强化基础，确立标准，建立机制

档案库房设备维护保养必须从基础管理抓起，一是量化档案库房设备维护保养指标，二是确立工作标准，考核机制，加大考核力度。在档案库房设备管理中档案库房设备维护保养只是个概念，如何进行量化，我们是用档案库房设备管理的“五率”来体现的，即:档案库房设备“完好率、泄漏率、故障率、保养达标率、运转率”。

2、管理日常化，维护保养经常化

在建立机制的基础上，我们把维护保养的内容和标准溶解到档案库房设备管理活动当中去，使维护和保养工作做到了有质、有量、有形、有效的开展，做到档案库房设备维护保养工作经常化。

第一、以责任区形式开展“包机组活动”。

依据维保人员的配备情况划分责任区成立了由“机、电、仪、操”人员组成的包机小组。开展了以“包一、二级保养”、“包巡检”、“包治漏”、“包隐患整改”、“包管理”的“五包”为内容的包机组活动。由于包机组职责清晰，标准明确，做到了一、二级保养和小事不出包机组。

第二、开展档案库房设备故障状态检测分析活动，确保装备的技术素质。

档案库房设备故障率的高低是反映档案库房设备技术素质好坏的重要指标，也反映了档案库房设备维护保养的质量。因此，我们在档案库房开展档案库房设备故障状态检测活动，成立由领导、技术人员、有经验的维修和操作人员组成的档案库房设备故障状态检测小组，定期对档案库房设备运行和档案库房设备故障状态进行分析并制定处理预案。同时，机动部成立了档案库房设备故障状态分析小组。负责各专业档案库房设备和难度较大档案库房设备故障的分析及处理，取得了较好的效果，有效的改善了档案库房设备技术状况。

第三、抓“三级四检”降低档案库房设备故障。

“三级”是单位领导对档案库房设备的三级检査。四检是单位机动部的月检；档案库房的周检；档案库房设备专业管理人员和维修工的日检；档案管理人员的点检。在“三级四检”中，机动部的专业管理人员每天到现场，对库房档案库房设备管理人员和维修工的日检和档案库房设备保养情况进行检查和督导，引导员工循规守纪和严格执行操作规程。档案库房设备管理人员和维护保养人员在巡检中，采取用人体的感官对运行中的档案库房设备进行“听、摸、査、看、闻”对重点部位进行检査。用“看其表、观其型、嗅其味、听其音、感其温”的方法来判断和分析档案库房设备故障的隐患。

第四、抓好档案库房设备润滑的“五定”、“三过滤”。

润滑是档案库房设备维护保养重要手段。在密集架等存储档案库房设备的润滑中主要抓了三点:一是细化职责和制定润滑标准，做到“五定”，即:定人员，定时间，定注油点、定油量、定油质。使岗位人员明确所属档案库房设备的润滑点及润滑油种类并以图表的形式上墙，做到了点点有人管，事事有专责；二是，在档案库房设备集中的地方设立了四个润滑站，配备和完善了润滑工具。润滑油做到了三级过滤，即大捅到小桶、小桶倒油壶、油壶到档案库房设备的润滑点；三是制定了考核制度。由于三个方面落到实处，多年来公司没有发生过因油质、油品、润滑不良所引起的档案库房设备润滑档案库房设备事故。第五、严格执行交、接班制度，巩固档案库房设备维护保养工作标准。

为了巩固和保持档案库房设备维护保养的标准，在档案库房设备管理上严格执行交、接制度，做到“五交三不交”。

五交是:交工作情况的同时，交档案库房设备运行和使用情况；交不安全因素，预防措施和事故的处理情况；交三级过滤情况，交滴漏跑冒情况。

“三不交”是:遇有档案库房设备事故没处理完不交；档案库房设备问题不清楚不交；档案库房设备卫生不达标不交。

3、强化库房环境管理以“治、理”

强化库房环境管理以“治、理”并进的规范管理，提升档案库房设备维护保养综合效果。

在抓档案库房设备维护保养中，坚持“治、理”并进的原则，把治理操作环境做为一项主要工作来抓，对岗位，档案库房设备周围，建筑物，扬尘点等进了整顿和治理，使库房环境做到了整洁。

4、强化“人本”管理

更新观念，提高素质，为维护保养提供保障。

档案库房管理五要素中人是关键要素。只有发挥人的主观能动性才能保证档案库房设备维护保养取得成效。因此，在档案库房设备的维护保养中始终把更新员工的思想观念和提高技术素质做为重要工作来抓。抓档案库房设备管理不但要增强员工的理念，而且还要培养和提高员工过硬的操作技术和维修技术，只有两者的统一才能充分发挥员工在档案库房设备管理、维护保养工作中的主观能动作用。以档案库房为单位对档案库房设备的操作和维修人员进行经常性的培训。同时不间断地开展岗位练兵活动，在维护和生产岗位上设立了练兵卡。采取对岗位操作和档案库房设备维护人员进行应知应会的培训，及现场模拟档案库房设备事故处理等形式，使档案库房设备的操作和维护人员在日常工作中业务素质得到不断的提升。

二、档案管理人员安全防护措施

1、要切实抓好档案安全责任落实

档案是历史的原始记录，是党和国家的宝贵财富和重要资源。确保档案安全，事关党和国家核心利益，事关档案事业永续发展，是每一名档案工作者的重要政治责任，在任何时候任何情况下都不能有丝毫疏忽和放松。各级档案部门要在全体人员中集中开展档案安全警示教育，认真学习习近平总书记关于安全生产的重要论述、重要指示，充分认识档案安全的极端重要性，本着对党、对人民、对历史高度负责的态度，站在树牢“四个意识”、坚定“四个自信”、做到“两个维护”的高度，把档案安全作为重中之重抓紧抓好。各级档案部门主要负责同志作为“第一责任人”，对档案安全要直接抓、直接管；要层层签订档案安全责任书，进一步明确和细化档案安全责任，把责任落实到每个岗位、每位同志、每个环节。要健全档案安全事故问责追责制度，一旦发生档案安全事故，要严格追究有关部门和相关人员责任。

2、要深入开展档案安全风险排查

各级档案部门要坚持“安全第一、预防为主”的档案安全工作方针，坚持问题导向，增强底线思维，综合研判本单位档案安全工作现状，认真梳理查找风险隐患点，立即开展一次全方位、地毯式排查，对发现的问题逐一解决，对存在的隐患逐一消除。要委托专业机构对本单位消防安全状况开展检查评估，安排专业人员对档案库房及周边消防报警系统、灭火设施档案库房设备、监控录像系统、机电空调档案库房设备、电气系统等进行彻底检查，严防因电气线路老化、违规使用电器等引发火灾。要深入检查水电气暖管道线缆、消毒保护档案库房设备、档案信息系统运维情况，做好防水、防盗、防数据丢失及防泄密工作。要注意对档案数字化外包、档案寄存服务机构的档案安全情况进行检查，不留死角。要把发现和消除安全隐患作为重点内容，列入正在开展的综合档案馆业务建设评价工作之中。

3、要不断完善档案安全防护措施

要加强档案库房巡查和整体管控，实行24小时值班制度，领导在岗带班，配强值班力量，确保通信联络和信息渠道畅通，出现紧急突发情况第一时间请示报告，妥善处置应对。要定期组织应急培训和防范火灾、水灾、震灾实战演练，让大家熟知档案安全常识，熟练掌握防灾救灾技能。要精心做好消防设施档案库房设备的维护保养，发现故障及时排除，保证其时刻处于良好运行状态。要加强档案信息系统管理，积极运用现代科技手段确保网络安全、应用安全和数据安全，对关键信息基础设施予以重点保护，对保存档案数据资源的信息系统要与互联网等其他系统严格实施物理隔离。要进一步做好档案数据备份，科学制定备份策略和恢复策略，做好档案数据异质异地备份，及时抓好相关数据的检查、迁移，确保档案数据长期安全保存。档案库房物防、技防条件较差，短时间内难以配备到位的，要及时向当地党委、政府或单位主管领导报告情况。对正在建设或筹建的新馆要跟进管理，确保新馆选址、设计方案、建筑材料、设施档案库房设备等符合相关规定和专业标准。

4、要建立健全档案安全长效机制

各级档案部门要进一步加强组织领导，把档案安全列入重要议事日程，定期研究部署有关工作，主动向当地党委、政府汇报重要情况，以强烈的政治责任感和历史使命感解决好影响档案安全的重大问题。要深入贯彻总体国家安全观，推动档案安全警示教育常态化，让大家时刻绷紧档案安全之弦，做到警钟长鸣、防患未然。要有针对性地完善档案安全规章制度，加强执行落实情况监督检查，着力提高档案安全工作的规范化、制度化水平。要建立经常性的档案安全监督检查机制，在档案行政执法检查、业务建设评价、工作绩效考核、项目档案验收、评选表彰先进、干部教育培训等工作中都要把档案安全作为重点，真督实查，抓细抓小。要落实《档案工作突发事件应急处置管理办法》《档案馆防治灾害工作指南》要求，主动加强与消防、保密、网管、公安等部门的协作，健全突发事件应急预案，建立起响应迅速、整体联动、处置得力的突发事件应急机制。要加大档案安全人力、物力、财力投入，保证档案馆库建设、档案安全设施档案库房设备的配备与运行、档案信息系统建设与运维、档案安全风险评估等方面的资金需求，为档案安全工作提供有力支撑。