档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。

   档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时和繁琐，存储档案空间又大，维护起来也不方便。

   备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。

   因此，传统档案管理转型数字化管理是一种趋势，顺应互联网潮流和时代发展的要求。

   档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性。

一、什么是档案数字化？
   档案数字化
   即采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

   各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用机算计系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

   档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。

   档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案。

   档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。

二、档案数字化的意义

代替原件使用，有效延长原件的保存时间。

数字化副本分地保存。
   要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。

恢复档案材料模糊褪变的字迹。
   对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。

提高办公效率。
   数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。数字化档案管理使查询资料变得非常简单。

而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

提高经济效益。
   过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。

增强档案原件保护。
   将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

提高档案部门的服务水平。
   为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

三、数字化管理系统
   数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理；

   并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。

   按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。

   系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。

四、档案数字化采集
档案数字化采集：
   从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。

   档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。

   然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。

   为档案的利用提供准确可靠的数据信息。

   在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。

五、档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。

比如：
数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；
数字化档案信息安全、保密技术问题；
数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；
数字化档案信息知识产权问题；
数字化档案信息的法律地位问题。

   针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

   另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。

   档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。