档案消毒和空气净化是日常档案管理工作中非常重要的环节,也是比较容易被忽视的环节。如果上述两项工作做得好,档案的保管时长便可以得到有效延长,做得不好,档案的安全问题乃至相关工作人员的人身安全问题都会受到威胁。
一、档案室环境具体的威胁都包含哪些?
(一)档案材料容易被腐蚀、污染和破坏。档案的载体多为纸张,纸张在潮湿、温暖的环境下容易滋生霉菌,档案中常见的霉菌有曲霉属、青霉属、木霉属、毛霉属、根霉属等,这些霉菌会腐蚀档案,同时它们身上携带的颜色容易覆盖渗透到档案表面,会对档案表面的文字和图片造成污染,使得档案信息被破坏。
密封和防虫工作做得不到位时也会对档案材料造成一定程度的破坏,目前对档案有危害的害虫约有30多种,其中危害最为严重的有档案窃蠹、烟草甲、毛衣鱼、蟑螂、白蚁、黑皮蠹等,这些害虫会啃食档案,使档案生洞,进而造成档案信息遗失。
(二)外部病菌害虫容易进入库房,且容易得到扩散。这是由于档案库房的密闭性而造成的,当一份新档案入库时,或者是已借出的档案被归还时,档案表面极易附着来自外界的细菌、霉菌、病毒和害虫等,如果这些病虫害未得到及时、有效的阻隔和消杀,那么在密闭的库房环境便会得到快速传播和扩散,进而对档案资源造成破坏。
(三)档案工作人员的身体健康容易受到侵害。上文中有提到,档案库房多为密闭性的空间,该空间内会存在很多对人体有危害的气体和物质,由于档案库房私密性的密闭空间建筑设计,导致这些有毒有害气体和物质不易流动和挥发,长期以往会侵害进入库房内工作和办业务人员的身体健康。其中涉及的危害主要包括:
1、放射性物质。档案库房内的水泥地面、石膏、天然石材等都会释放氡。
2、有毒有害气体。档案库房内所使用到的防虫防鼠药品、油墨、胶粘剂、油漆家具、建筑涂料等都会释放甲醛、苯、甲苯、二氧化硫等有毒有害气体(TVOC,挥发性有机化合物),这些气体会损害人的呼吸道、消化道以及神经系统等。
3、微生物。上文中提到的黄曲霉、黄柄曲霉、亮白曲霉等真菌。
4、尘埃颗粒物。尘埃颗粒物中包含多种细菌、病毒、有机化合污染物,上文中提到的氡也会包含在尘埃颗粒物当中。
二、面对档案库房内微生物、病虫害、尘埃颗粒物以及有毒有害气体的威胁,我们应该采取何种措施?
(一)选择优质的档案装具
优质档案装具均使用了低碳环保的原材料和静电喷涂工艺,特别是静电喷涂工艺,能够保障在生产过程中不会或者很少有漆雾飞散到空气中去。
主要由温湿度传感器、光照度传感器和空调、除湿/加湿机等外围设备组成。监控主机负责实时采集各库房内的温度、湿度、光照数据,并根据库房的温湿度要求,自动调控各库房内的温湿度和光照度。
窗体/空调漏水时,会损坏档案,因此需要在档案库房的相应位置安装漏水传感器,实时监测漏水情况的发生,当出现漏水情况时立即报警,并通知相关人员采取措施。
在档案室出入口、密集架间的通道、走廊等重要区域安装网络半球摄像机、进行全天候的视频图像监视。
采集消防主机报警信号经过信号采集模块转换成RJ45信号,信号经以太网交换机接入监控主机,由监控平台软件进行消防的实时监测。通过对应模块还可以添加门禁消防联动、市电消防联动等。