RFID智能档案管理系统介绍

    RFID智能档案管理系统软件平台可分为8个小系统，各子系统通过搭配专业的硬件设备运行。系统包括：

 1.标签转换系统：实现实物档案与RFID档案标签关联；

  2.馆员工作站系统：实现档案的借阅、归还、查询等功能；

  3.安全监测系统：实现档案的自动出入库、档案安全监测等功能；

  4. 智能盘点系统：实现档案的上架、顺架、盘点、查询等功能；

  5. 全馆盘点车系统：实现档案快速的盘点，与档案查找；

  6.手机APP系统：通过手机端应用，实现库房情况、档案情况的随时随地了解，实现档案管理空间、时间的延伸；

  7. RFID档案查询系统：实现档案查询、三维导航定位；

  8.可视化平台：实现档案状态、设备状态的可视化监控。

01.标签转换系统

    标签转换系统运行在RFID馆员工作站设备上（或称“档案加工设备”），实现档案标签的初始化等工作。系统包括档案标签与层架标签的注册、更换、注销等功能，同时支持档案的查询统计、导入导出等功能。

    档案标签注册：档案创建时，工作人员取一张RFID档案标签，粘贴到档案合适位置，避开装订线的位置。然后将案卷放到RFID馆员工作站上，输入案卷号并回车。系统通过原档案管理系统的接口服务，获取档案的详细信息，并自动将案卷号写入RFID档案标签与数据库，实现RFID档案标签与案卷号的唯一关联。关联成功后，通过RFID设备读取到该档案标签后，系统就可以显示该档案的案卷号、受理人、创建时间等信息。

    档案标签更换：当档案标签在使用过程中，被破坏或撕损时，可以将原标签撕掉，重新粘贴一张新的RFID档案标签，通过档案标签更换模块，实现重新关联。

02.馆员工作站系统

    馆员工作站系统运行在RFID馆员工作站设备上（或称“档案交接仪”），实现档案的归档（或接收）、调档申请、借阅、归还、续借等，同时也包含对档案读者的管理，以及档案的查询、借阅、查询与统计等功能。系统详细功能结构如下图所示：

    档案归档：案卷在结案后，需要在规定期限内将卷宗移交档案管理部门，由档案管理部门完成档案的装订，形成归档号，完成归档。档案在交接时，可实现一次多份档案的同时接收。只需将多份档案放置到RFID馆员工作站设备上，系统自动读取RFID档案标签，软件上显示出档案的名称、卷宗号、受理日期、结案日期、应归档日期等信息，核对无误后，点击“归档”，系统自动产生归档号，完成归档。归档时，系统会将归档经办人、归档日期写入RFID档案标签与数据库中。

    读者管理：档案借阅、归还等利用过程中，需要填写使用者信息，即读者信息。需要在RFID档案管理系统中创建读者，填写读者的姓名、手机号码、身份证号、通讯地址等信息。可以将身份证作读者借阅证件。

    调档申请：读者需要借阅档案时，在RFID档案管理系统中查询并选择需要借阅的档案，并提交调档申请。一次调档申请可包含多份档案，档案管理部门也可以设置一次调档的档案最大值。只有完成调档申请的档案，才能进行借阅。

    借阅：读者提交调档申请后，在档案管理人员电脑中，自动弹出申请调阅的档案信息，并从库房中取出档案。在档案经过安全门禁时，门禁会核对档案信息，对于拿错或少拿档案时，将告警提醒。读者来档案管理部门取档案时，出示借阅证（身份证件），完成档案的借阅。

    归还：档案归还时，只需要将档案放置到RFID馆员工作站设备上，系统显示档案信息，确认后即可完成归还。RFID智能档案管理系统中，对每个读者设置有“读者积分”，系统根据读者积分的大小，自动匹配借阅期限。每次借阅并按期归还后，积分将上升。若出现借阅后，未按期归还，积分将并扣除。

03.安全监测系统

    安全监测系统配合RFID安全门禁设备使用，软件系统可以运行在RFID安全门禁的内嵌显示屏上，也可以通过网络连接到一台PC机上运行。安全监测系统软件档案出入的实时监测、进出人数的统计、库房温湿度的监测，以及告警日志的查询功能。当档案未办理合法手续时，系统将自动声光报警，并记录报警信息。

    档案监测：当粘贴的RFID档案标签的档案经过安全门禁时，系统将自动读取RFID档案标签，并根据该档案的调档状态、借阅状态等信息，进行报警提示，并记录经过的时间、报警原因等信息。

    人数统计：在安全门禁设备上，嵌入有两对红外传感器，可以自动判断人员进出方向，实现进出库房人数的统计。

04.智能盘点系统

    智能盘点系统运行在RFID智能盘车上，实现档案的顺架、盘点、倒架、查找等工作。在RFID智能档案管理系统中，档案位置管理的最小单位为密集架的一层（或一格），每一层上粘贴一个RFID层架标签，系统为每一层进行顺序编码，RFID层架标签上打印该编码内容，以方便工作人员查看。当档案放到密集架的某一层时，需要将RFID档案标签与RFID层架标签的关联。系统在顺架、盘点、倒架等工作时，需要通过设备自带的RFID手持天线读取RFID层架标签与RFID档案标签，再实现相应的业务处理。

    使用RFID手持天线扫描RFID档案标签时，馆员不需要将档案移出或打开，只需要将手持天线靠近档案实物，即可完成标签数据的读取。一层60份档案的扫描可以5秒内完成，读取过程快速、准确。同时，系统要与密集架系统联动，实现密集架的自动打开、关闭、通风等功能，方便馆员工作。

    系统一般通过WIFI无线网络直接与RFID数据库服务器通讯。但当无线网络无法全覆盖时，可使用 “离线工作”模式，即馆员在库房中使用RFID智能盘点车时，不通过网络与RFID数据库服务器通讯，在工作完成后，只需要在设备的TCP/IP接口插入网线，系统自动判断网络状态，并自动上传数据。同时，当RFID数据库数据有更新（如新加工的档案、档案状态有变更等），也将自动下载新数据。

    顺架：顺架工作的目的，是核对密集架中某一层的档案，是否都正确在架、是否有错架等问题。通过日常一定频率的顺架工作，确保密集架内档案的整齐与安全。

    盘点：盘点工作的目的，是检测档案库房内档案是否正确在架、是否有档案缺失，同时可自动分析档案分布是否合理，档案架是否有空闲等情况。档案盘点与顺架工作方法相同。档案馆整库盘点完成后，系统自动生成图形化报表，供分析使用。

    查找：当需要查找某份档案时，馆员可以先通过关键字，查询出该档案在RFID系统中记录的位置信息。RFID智能盘点车自动判断当前车辆的位置，指导馆员推着RFID智能盘点车前进。当到达该架位附近时，系统自动提醒馆员，并打开密集架（电动密集架）。然后再到该密集架前，通过RFID手持天线进行扫描。当系统查看该档案时，将以声光提醒馆员。此时，馆员只需要在左右5公分范围内，即可找到该档案实体。查找过程快速，使用方便。

    核销档案：根据不同的档案类别或密级要求，系统可对档案设置一定的生命周期。当超过档案存放期限后，系统自动提醒需要核销的档案。馆员通过RFID智能盘点车的提醒，找到该档案实体，完成档案核销。

    归架指导：档案归架时，用户可直接扫描需要归架的档案，系统显示各档案需要摆放的位置，指导馆员工作。系统扫描到档案后，自动进行不同档案室的归类，以方便馆员在盘点车上排序，并给出最优的上架方案，以减轻上架工作量。

05.全馆盘点车系统

    全馆盘点车系统运行在RFID全馆盘点车上，实现档案的盘点、查找工作。与RFID智能盘点车不同，全馆盘点车是通过四路自动升降的大功率天线，快速、远距离读取RFID档案标签，以识别在架的档案信息，但不判断档案是否错架等信息，即只判断档案是否在库。系统也支持“离线工作”模式，操作方便。系统详细功能结构如下图所示：

    盘点：盘点工作的目的，是检测档案库房内档案是否正确在架、是否有档案缺失，同时可自动分析档案分布是否合理，档案架是否有空闲等情况。使用全馆盘点车盘点时，馆员只需要推着车辆，在各密集架中间来回走一遍即可完成盘点。即车辆推入密集架时，将天线升至高位（或低位）；车辆推出密集架时，将天线升回低位（或高位）。四路大功率天线即可完成通道两侧、高低6层密集架所有档案的读取。

06.手机APP/微信应用

    APP或微信端应用，用于方便馆员、馆领导随时、随地了解档案馆的动行情况、库房状态、档案状态，实现档案馆管理的全方面管理。

    APP或微信还提供档案的查找、定位功能，也可以进行档案馆通知公告的发送使用。由于不同行业、不同地区档案管理的密级程度不同，可选择使用APP或微信，如对于密级程度较高的档案管理，建议使用手机APP应用；而对于密级程度较低的普通档案管理，或大众化的档案管理，可选用微信端应用。系统详细功能结构如下图所示：

    库房报告：库房报告会对接库房的实时状态数据，系统与库房的温湿度系统、密集架系统、视频监控系统等第三方系统对接，可系统直接、全面的形成档案库房的状态报告，包括各库房的温度、湿度、密集架状态等信息，当温湿度等数据出现异常时，可进行远程的通风、温度调节，通过视频监控系统的联动，掌握库房的实时状况。该功能让馆员、馆领导实时的、随时随地了解库房的运行情况，进一步提高档案馆的安全，管理更科学。

    档案报告：档案报告用于实时了解档案馆内，当天、当月等日期范围内，档案新增情况、外借情况、馆内调阅情况等，特别是对于当天在馆内调阅的情况，特别需要进行关注。

    档案定位：档案定位用于显示报告用查询档案的位置信息。首先通过档案查找功能，输入档案的关键词，检索出对应的档案记录，或通过扫描条码号获取该档案记录，点击定位后，显示该档案所在位置的描述，并配合图形化进行展示。为节省流量，图形化展示为可选方案。

07.RFID档案查询系统

    RFID智能档案管理系统提供通过web浏览器进行档案的查询。检索关键字包括案卷号、归档号、题名等信息。根据查询结果可以查看档案位置，选择查看定位一栏，可以查看详细的档案定位信息，系统弹出档案馆的三维导航图。该档案馆三维导航图是根据档案馆的实际布局定制。在三维导航图中，系统给出从馆员检索位置（可以是固定的检索机、PC机或RFID智能盘点车等），到档案存放位置的最优行走路线。三维导航图还支持地图的放大、缩小、平移、打印等操作。

08.可视化监控平台

    可视化监控平台安装在档案馆的监控室内，在LED大屏上实时展示，以方便馆员实时了解档案状态、库房状态，以及设备运行状态。

    档案状态监控：档案状态监控以图形化形式显示，可显示外借档案统计、库房档案分布、案卷受理统计、待归档档案的监控。

    设备状态监控：设备状态监控用于监控各RFID设备的运行状态，也可以加入库房温湿度、密集架运行状态等内容。

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