数字时代的背景下， 电子文件和电子档案逐渐占据信息记录与传递的主流。单套制是指“文件归档后，只有一种文件形式（纸质或电子）处于存储和利用状态。”电子文件单套制归档是指电子文件仅以电子形式的状态从生成、 流转到最终保存。随着相关法规政策的推动， 全国各地的企业电子文件归档试点工作进行得如火如荼，电子文件单套制归档已成为必然趋势。

1、GB/T29194-2012与电子文件单套制归档

    GB/T 29194-2012 于 2013 年 6 月 1 日实施，是为规范我国电子文件管理系统的设计与使用而颁布的国际标准。对 电子文件的收集、整理和归档前的处理都进行较为详细的 规范要求，包括基本功能和可选功能。电子文件管理系统 应用于电子文件生成单位，部分电子文件经电子文件管理 系统处理后，将会转化为电子档案。所以电子档案的质量 取决于电子文件的质量，国家档案局在 2012 年公布的《电子档案移交与接收办法》指出，“ 移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用。”为保证移交时符合归档要求，在电子文件管理过程中进行前端控制，可减少电 子文件单套制归档时不符合规范的情况。

    GB/T 29194-2012“本着电子文件作为‘原件’的理念”，在电子文件管理系统的功能设计中，通过元数据捕获、审计跟踪、安全管理等功能要求，尽量保障电子文件的真实、完整， 不仅有利于电子文件单套制归档，还改善与提升了后期电子文件移交的质量，为档案机构开展电子档案的科学管理奠定基础。该标准中对电子文件归档前处理、安全性保障的系统功能规定，对建设面向单套制的档案管理系统具有借鉴意义。为推动电子文件单套制归档工作的开展， 档案管理系统的功能设计可适当参考该标准中对电子文件审计跟踪、安全管理等功能要求。

2、《电子档案管理系统通用功能要求》中相关单套制功能要求

2021 年 10 月 1 日，《电子档案管理系统通用功能要求》 开始施行，它是我国第一部关于电子档案管理系统建设的功能需求标准，适用于各级各类档案馆的电子档案管 理系统建设。该标准的功能要求是依照档案业务管理的各 个环节逐章展开叙述，共 11 章，分别为：范围、规范性引用文件、术语和定义、总体功能要求、电子档案接收、电子档 案整理、电子档案保存、电子档案利用、电子档案处置、统 计管理、系统管理。 该标准中可参考的面向单套制的系统功能要求主要集 中在总体功能要求与电子档案接收两部分， 总体功能要求部分强调电子档案管理系统应具备扩展性， 使得系统可及时升级与更新，要求提供开放的数据接口功能，令其能接 收其它系统移交的电子档案。第 5 章电子档案接收中的档案接收处理、检查等功能要求，规定要进行四性检测，把不 合格的电子档案进行退回处理，并让系统实现电子档案在 线、离线的批量接收。以上这些功能需求同样适用于面向 单套制的档案管理系统功能需求，要想顺利开展电子文件 单套制归档工作，面向单套制的档案管理系统应当支持接 收各种业务系统中需要归档的电子文件。

3、两个标准之间的比较

两个标准都是致力于实现国家电子文件全程管理战略的规范文件， 指导了文件全过程管理的不同阶段。GB/T 29194-2012 对管理电子文件的系统功能进行规范， 为档案管理奠定基础，而《电子档案管理系统通用功能要求》，则 是通过指导电子文件长期保存系统的功能设计，保证归档 移交后电子文件的长期保存。两个标准相互联系，在内容 上，《电子档案管理系统通用功能要求》 借鉴参考了 GB/T 29194-2012 的编写体例，并将 GB/T 29194-2012 中的“ 审计跟踪” 功能扩展应用到电子档案的业务管理中，它们指导两个软件系统进行业务上的衔接，让电子档案管理系统可 以接收电子文件管理系统中的电子文件，它们的发布施行 有助于推动电子文件单套制归档工作的开展。两者的区别 主要在于：

3.1管理对象不同

《电子档案管理系统通用功能要求》规定，电子档案管 理系统应能接收与管理其它不同系统的电子档案，除电子 文件系统外，还包括 OA 系统、档案库房管理系统等。《电子档案管理系统通用功能要求》的 4. 1 中提出，电子档案管理系统应该拥有开放的数据接口功能，“ 支持与其它系统的数据集成， 包括但不限于电子文件管理系统、办公自动化系统、档案库房管理系统”，并且把它规定为电子档案管理系统的必选功能。而 GB/T 29194-2012 的 6. 4 中，只是要求“ERMS 宜提供与业务系统、电子文件长期保存系统的接口。”相比之下，《电子档案管理系统通用功能要求》指导研制的软件系统所管理的对象进行了扩展，它要求电子档 案管理系统，不仅能接收由电子文件管理系统整理归档后 的电子档案，同时也应能接纳其它业务系统形成的归档后 的各类电子文件，以及由档案库房管理系统形成的实体档 案数字化副本；

3.2系统定位不同

GB/T 29194-2012 用于指导开发管理机关、团体、企事业单位、其它社会组织生成的电子文件的软件系统， 既能相对独立实施，又能与电子档案管理系统或业务系统集成 实施。《电子档案管理系统通用功能要求》致力于引导研发 出功能齐全、能满足档案业务管理需求、保障电子档案长 期保存的软件系统。适用于档案馆的电子档案管理系统的 设计、开发、实施、使用和检测。企事业单位、机关与其它社会组织参照执行；

3.3 功能框架不同

在功能框架设计方面，《电子档案管理系统通用功能要 求》 是依照档案业务管理的各个环节进行框架设计，而GB/T 29194-2012 则是根据电子文件管理活动的业务需求和用户需求，来进行功能框架设计。在两个标准的功能设 计中，GB/T 29194-2012 中关于电子文件的接收、整理、鉴定处置、保存利用等方面的功能要求，主要集中在文件管 理业务这一核心功能，并不像《电子档案管理系统通用功 能要求》 那样将档案的接收、整理等业务环节逐章展开详述功能要求， 与 GB/T 29194-2012 相比，《电子档案管理系统通用功能要求》 更加强调对电子档案的质量与控制管理，增加了四性检测的功能要求；

3.4 技术环境不同

两个标准实施的时间间隔较久， 所处的技术环境已经不同。2012 年 GB/T 29194-2012 发布，计算机技术的飞速发展与办公自动化的普及，导致电子文件的大量产生， 此时市面上的电子档案管理软件也是参照 GB/T 29194-2012 研发设计。随着大数据时代的到来，电子档案资源数量激增， 为更好地管理归档后的电子文件，2021 年《电子档案管理系统通用功能要求》公布施行，为适应云计算、数据挖掘、 可视化分析、人工智能等新技术的发展，该标准在电子档案保存和系统可扩展性等方面提出了新的功能要求。如在保存方面，要求系统对档案保管状态的监控具备自动预警功能，而 GB/T 29194-2012 中在 5.2.5. 1 中，仅提出系统应该实现对存储介质状态的监控， 将监控数据形成系统报告， 并没有自动化的功能要求；此外，《电子档案管理系统通用功能要求》 还规定系统应支持系统功能升级和功能模块的增加、修改，提出系统宜具备对电于档案进行数据挖掘、知识管理等可选功能，让系统可对电子档案相关统计数据进行可视化呈现。

4、面向单套制的档案管理系统功能要求

结合以上对两个标准与面向单套制的功能要求相关联 系，以及两个标准的对比分析，面向单套制的档案管理系 统应能实现与业务系统有效对接， 保障电子档案的质量并提供长期保存的安全环境。

4.1 系统应具备开放性与扩展性

通过 《电子档案管理系统通用功能要求》 与 GB/T 29194-2012 的比较，体现技术进步对系统功能设计的影响， 档案管理系统具备扩展性，能够通过系统功能的升级与扩展，实现软件更新与升级，让档案管理系统更具兼容性，从而适应未来一定时间内的不同社会业务需求，减小因技术环境的变化所带来的冲击，延长档案管理系统软件的使用年限。

在 2021 年发布的《“ 十四五”全国档案事业发展规划》中要求“ 逐步开展其它业务系统电子文件单套制归档”，实现“各类电子文件应归尽归”与“电子档案应收尽收。”如今社会上业务系统种类繁多，在国家档案局组织的“ 十三五” 期间企业电子文件归档和电子档案管理试点工作中， 实现了包括 ERP 系统、财务系统、运营业务系统、电子邮件系统等 20 类共计 71 个企业主营业务系统的电子文件归档工作。与业务系统的对接是开展电子文件单套制归档工作的难点，涉及业务部门与档案部门的协调合作、流转制度规范的统一等多方面， 单从系统软件的功能设计而言，档案管理系统应具备开放性与扩展性，提供开放的应用与数据接口，支持系统功能的扩充与修改， 使档案管理系统支持和不同业务系统的集成与信息交换， 实现与不同业务系统的对接。

4.2 强调“四性”检测功能

强调“ 四性”检测功能，加强对电子档案质量的把控。为推进单套制归档工作，档案管理系统应具备“ 四性”检测功能，“ 四性”是指真实性、完整性、可用性和安全性。对电子档案的“ 四性”进行检验，实质上就是检验电子档案的本质属性与利用价值。真实、完整保障了电子档案的原始记录性，安全可用保证了电子档案能为社会所用。保障电子文件的“四性”是电子文件能顺利单套制归档 的关键，在 2022 年最新发布的《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92-2022）中规定“ 应对电子文件归档和电子档案移交接收环节”进行“ 四性”检测，所以面向单套制的档案管理系统功能必须具备“ 四性”检测功能。在《电子档案管理系统通用功能要求》 中，已经要求系统应支持对电子档案的“四性”进行质量检查，所以电子档案在接收进馆 时，不但要检验电子档案的完整性，还要检测档案的真实性、可用性和安全性。

只有检验电子文件的“ 四性”通过，电子文件才有转化为电子档案的可能，在 GB/T 29194-2012 中，仅要求系统在登记电子文件前要检查文件的完整性， 这使得指导开发集成的系统软件难以确保电子文件的真实可用，从而导致一 些本该长期保存的电子文件，在移交归档的工作环节中被 剔除。与档案管理系统集成实施的各业务系统，也应通过 各种技术手段和检测方案来保证生成的电子文件的“ 四性”。 档案管理系统具备“ 四性”检测功能，对电子档案进行质量检查，不仅提升单套制归档的工作效率， 也保障归档后的文件质量。

4.3 实行全程监控，重视安全管理

档案管理系统应开发实行全程监控的功能， 监控整个档案管理流程， 尤其是在开展电子文件单套制归档工作时，应实现对整个归档过程的全程监控，比如通过自动预警、审计跟踪、日志管理等功能，使系统能对归档过程中的参与人员、文件数量等所有操作日志进行自动记录和审计跟踪， 对归档过程中出现的失误记录能进行自动弹窗提醒。《电子档案单套管理一般要求》（DA/T92-2022）中提出电子文件在形成和流转过程中应一直在系统监控下流转，并要求办公自动化系统、业务系统和电子档案管理系统都应“确保电子文件、电子档案的安全、可靠。”档案管理系统研发重视安全管理的功能，将有利于保障电子文件、电子档案的安全，系统可利用身份认证、权限管理、区块链保护等功能，提供维护电子档案管理保存的安全环境。

4 结语

    在现实生活中，实行双套制（即以纸质与电子两种形态 进行利用保存） 的弊端逐渐显现，双套制的执行不仅造成纸张浪费，也使得归档程序环节繁琐，浪费人力、物力成 本。随着未来先进技术的成熟运用与管理流程制度的规 范，单套制档案管理的普及应用将指日可待。为推动电子 文件单套制归档工作开展，具体落实面向单套制的档案管 理系统软件的研发，不仅需更多类似于《电子档案单套管 理一般要求》 等标准制度的颁布施行，还需业务部门与档案部门的统筹协作、共同推进。